Americas IE S.A.S. respeta la privacidad de las personas cuyos datos trata y cumple la normativa colombiana de protección de datos personales. Esta política explica qué datos recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puede usted ejercer sus derechos.
1. Responsable del tratamiento
| Razón social | AMERICAS IE S.A.S. |
| NIT | 901830791-7 |
| Dirección | Calle 128 #9A-59, Oficina 402 · Bogotá D.C., Colombia · C.P. 110221 |
| Correo | ventas@americasie.com |
| Teléfono y WhatsApp | +57 314 381 3240 |
| Horario | Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. · Sábados de 9:00 a.m. a 12:00 m. |
| Sitios web | americasie.com · americasie.shop |
2. Alcance
Esta política aplica a los datos personales que Americas IE S.A.S. recoge, almacena, usa, circula o suprime a través del formulario de solicitud de cotización de americasie.com, de su línea de WhatsApp y llamadas telefónicas, de su correo electrónico corporativo y de las comunicaciones comerciales con clientes, proveedores y aliados.
La tienda en línea americasie.shop no está cubierta por esta política. Trata datos de pago y cuentas de usuario, de naturaleza distinta, y requiere su propio documento. POR CONFIRMAR
3. Qué datos recogemos
3.1 En la solicitud de cotización
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Nombre y apellido | Identificar a quién responderle |
| Correo electrónico | Enviar la cotización |
| Teléfono o WhatsApp | Continuar la conversación técnica |
| Cargo | Dirigir la respuesta al área correcta |
| Ciudad y departamento | Determinar la entrega |
La empresa, el NIT y el sector corresponden a una persona jurídica y no son datos personales. Se mencionan aquí por transparencia.
3.2 Por WhatsApp
Cuando usted nos escribe por WhatsApp tratamos su número telefónico, su nombre de perfil y el contenido de los mensajes y archivos que nos envíe, incluidas fotografías.
3.3 Datos que no pedimos
No solicitamos datos sensibles. No pedimos información de salud, origen étnico, convicciones políticas o religiosas, ni datos biométricos. Si usted los incluye voluntariamente en un mensaje, no está obligado a hacerlo y no los usaremos para ninguna finalidad.
No dirigimos nuestros servicios a menores de edad y no recogemos deliberadamente datos de niñas, niños y adolescentes.
4. Las fotografías que usted nos envía
Para qué las usamos. Únicamente para identificar la pieza, herramienta o insumo que usted necesita y elaborar la cotización. Nada más.
Dónde quedan. Las fotografías llegan por WhatsApp y permanecen en la conversación de esa cuenta corporativa, y en el correo cuando usted las adjunta ahí. El sitio web no almacena imágenes.
Lo que nunca hacemos con ellas:
- No las publicamos en nuestro sitio web, brochure, catálogo ni redes sociales.
- No las usamos como material comercial, ejemplo, caso de éxito ni pieza publicitaria.
- No las compartimos con terceros distintos de los aliados a quienes consultamos la pieza, y a ellos les enviamos solo lo necesario para identificarla.
- No las usamos para entrenar sistemas automatizados.
Lo que le pedimos a usted. Una fotografía de una planta puede mostrar procesos, planos o personas. Envíe únicamente imágenes de la pieza o del punto donde va montada, y evite incluir rostros de trabajadores, documentos legibles o información confidencial de su empresa. Si necesita enviarnos algo así, avísenos y lo tratamos por el canal que usted indique.
Por cuánto tiempo. Conservamos las conversaciones y las imágenes mientras dure la gestión de la solicitud y el término legal de conservación de la relación comercial. Puede pedirnos que las eliminemos escribiendo a ventas@americasie.com.
5. Finalidades
- Recibir, analizar y responder solicitudes de cotización.
- Identificar piezas, referencias y equipos a partir de la información y las imágenes que usted envía.
- Consultar disponibilidad y precio con nuestra red de aliados nacionales e internacionales.
- Elaborar y enviar cotizaciones, órdenes y facturas electrónicas.
- Gestionar la importación, nacionalización y entrega de los bienes cotizados.
- Prestar soporte técnico y acompañar trámites de garantía ante el fabricante o distribuidor original.
- Mantener la relación comercial y contactarlo sobre solicitudes en curso.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Solo con autorización adicional y separada: enviarle información comercial sobre productos, líneas nuevas o disponibilidad.
Responder una solicitud de cotización no autoriza a incluirlo en listas de correo comercial. Esa autorización se pide aparte y con casilla propia.
6. Autorización
La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, antes o al momento de la recolección:
- En el formulario de cotización: mediante una casilla que usted marca activamente, con enlace a esta política. La casilla no viene marcada por defecto.
- Por WhatsApp, teléfono o correo: cuando usted nos contacta por iniciativa propia para una cotización, entendemos autorizado el tratamiento necesario para atenderla, e incluimos el enlace a esta política en nuestra respuesta.
Conservamos prueba de la autorización y se la entregamos si la solicita. Usted puede revocarla en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar el dato.
7. Encargados y transferencias internacionales
Para operar usamos servicios de terceros que pueden almacenar información en servidores fuera de Colombia:
| Servicio | Para qué |
|---|---|
| WhatsApp Meta Platforms | Conversación y recepción de imágenes. Servidores fuera de Colombia |
| Google Workspace Google LLC | Correo electrónico corporativo y archivos asociados. Servidores fuera de Colombia |
| Hostinger | Alojamiento del sitio web americasie.com. Servidores fuera de Colombia |
| Facturación electrónica | Emisión de facturas ante la DIAN. POR CONFIRMAR: nombre del proveedor |
Al aceptar esta política usted autoriza esa transferencia y transmisión internacional, que se realiza únicamente para las finalidades aquí descritas.
También compartimos información con nuestra red de aliados y proveedores cuando es necesario para cotizar o conseguir la pieza. En esos casos enviamos solo la información técnica indispensable, no sus datos de contacto, salvo que la entrega lo requiera.
8. Sus derechos
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
Todos estos trámites son gratuitos y no exigen intermediarios ni apoderado.
9. Cómo ejercer sus derechos
Canal único: ventas@americasie.com, con el asunto "Protección de datos". También puede llamar o escribir al +57 314 381 3240 en horario de atención.
Incluya su nombre e identificación, el hecho que motiva la petición, la dirección donde quiere recibir respuesta y los documentos que quiera aportar.
| Trámite | Término | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta | 10 días hábiles desde el día siguiente a su recibo | Hasta 5 días hábiles más, informándole los motivos y la nueva fecha |
| Reclamo | 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo | Hasta 8 días hábiles más, informándole los motivos y la nueva fecha |
Si el reclamo llega incompleto, se lo informamos dentro de los 5 días hábiles siguientes para que lo complete; si no lo completa en dos meses, se entiende desistido. Si el reclamo no es de nuestra competencia, lo trasladamos a quien corresponda dentro de los 2 días hábiles siguientes y se lo informamos.
Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio usted debe haber agotado este trámite ante nosotros. Es un requisito de la ley.
10. Área responsable
La atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales está a cargo de AMERICAS IE S.A.S., a través del correo ventas@americasie.com y del teléfono +57 314 381 3240.
11. Medidas de seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o alteración:
- Acceso a los buzones corporativos y a la cuenta de WhatsApp restringido al personal autorizado.
- Contraseñas robustas y verificación en dos pasos en las cuentas corporativas. POR CONFIRMAR que esté activa
- El sitio web opera sobre HTTPS.
- El sitio web no almacena archivos ni imágenes enviados por los usuarios.
- Compromiso de confidencialidad del personal que accede a la información.
Incidentes de seguridad. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección e informamos a los titulares afectados.
12. Conservación
Conservamos los datos mientras dure la relación comercial y, después, durante los términos que exijan las normas contables, tributarias y comerciales colombianas. Vencidos esos términos, se suprimen o se anonimizan.
13. Vigencia y cambios
Esta política entra en vigencia el FECHA DE PUBLICACIÓN y permanece vigente mientras Americas IE S.A.S. trate datos personales. Las bases de datos estarán vigentes mientras sea necesario para las finalidades descritas.
Cualquier cambio sustancial se publicará en americasie.com con al menos diez (10) días hábiles de anticipación.